01 · Qu’est-ce que SAP ?
Ce que vous allez apprendre
Découvrez comment les informations circulent dans une entreprise, ce qui distingue SAP d’un ERP et les rôles des personnes qui travaillent avec SAP.
1. Expliquer la différence entre SAP et un ERP.
2. Suivre une commande d’une équipe à l’autre.
3. Distinguer les modules et les rôles des intervenants.
SAP et ERP désignent-ils la même chose ?
ERP signifie Enterprise Resource Planning, ou planification des ressources de l’entreprise. Cette approche logicielle relie les ventes, les achats, les stocks, la production et les finances. SAP est un éditeur de logiciels qui développe des produits dans ce domaine. Quand une entreprise dit « nous utilisons SAP », elle parle généralement d’une application métier ou d’un ERP de cet éditeur. L’ERP est une catégorie de logiciels et SAP compte parmi ses fournisseurs. D’autres entreprises proposent des ERP et l’offre de SAP dépasse le seul domaine des ERP.
• L’ERP désigne l’approche générale.
• SAP est un éditeur de logiciels.
• SAP ERP et SAP S/4HANA sont des familles de produits.
Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’un système commun ?
Si les ventes saisissent les commandes dans un fichier, l’entrepôt tient les stocks dans un autre et la comptabilité conserve les factures ailleurs, chaque équipe risque de mettre à jour la même information différemment. Le stock affiché aux commerciaux peut alors différer des quantités en magasin. Un ERP permet aux équipes de partager des définitions et de relier les enregistrements de leurs opérations. Le logiciel seul ne garantit pas la qualité des données. Il faut saisir le bon produit, la bonne quantité et la bonne date, et définir les responsabilités. Grâce à l’intégration, les autres équipes peuvent suivre les opérations déjà réalisées. Chacun peut avoir des droits différents sans avoir à modifier tous les enregistrements.
Ventes → Stocks → Finances
• Définitions communes des produits et des clients
• Liens traçables entre les opérations
• Accès et responsabilités selon les habilitations
Exemple : une commande de machines à café
Un client souhaite dix machines à café. L’équipe commerciale saisit le client, le produit, la quantité et la date de besoin dans la commande. Elle vérifie ensuite si la demande peut être satisfaite. Si le stock suffit, l’expédition peut être préparée. Sinon, il faudra peut-être acheter ou produire les machines manquantes. Les documents de livraison et de facturation sont liés à la vente. Les finances suivent le paiement. Il s’agit d’un exemple pédagogique. Les entreprises n’appliquent pas toutes les étapes de la même manière et une commande client ne génère pas systématiquement une commande d’achat. L’objectif est de suivre la demande à mesure qu’elle passe d’une équipe à l’autre.
• Au départ : client, produit, quantité et date
• Décision : livrer sur stock ou s’approvisionner ?
• Résultat : suivi de la livraison, de la facture et du paiement
Comment les modules fonctionnent-ils ensemble ?
Chaque module répond aux besoins d’un domaine métier. SD couvre les ventes et la distribution, MM les articles et les achats, PP la planification de la production et PM la maintenance. FI concerne la comptabilité financière, CO le contrôle de gestion et le suivi des coûts, QM la gestion de la qualité. Les modules ne sont pas isolés. Une pièce de rechange utilisée en maintenance peut relever de MM, le coût de la main-d’œuvre de CO, et une panne qui arrête la production peut concerner PP. Les applications utilisées et les noms des modules varient parfois selon la version du produit. Comprendre les liens entre les processus reste valable d’une version à l’autre.
• SD / MM : ventes, articles et achats
• PP / PM / QM : production, maintenance et qualité
• FI / CO : comptabilité et coûts
Utilisateurs métier, utilisateurs clés et consultants
Les utilisateurs métier effectuent les opérations courantes. Ils créent des commandes, enregistrent des mouvements de stock ou suivent des travaux de maintenance. Les utilisateurs clés connaissent bien leur domaine et participent aux tests, à la formation et à la validation des processus. Les consultants analysent le besoin, conçoivent une solution adaptée et paramètrent le système dans la limite de leurs habilitations. Les équipes techniques peuvent intervenir sur le développement et l’intégration. Un consultant doit comprendre pourquoi les utilisateurs réalisent leur travail dans un certain ordre, en plus de savoir manipuler les écrans. Le périmètre de chaque rôle peut varier selon l’entreprise.
• L’utilisateur métier effectue l’opération.
• L’utilisateur clé représente le processus métier.
• Le consultant traduit le besoin en solution et en paramétrage.
Par où commencer ?
Apprenez d’abord à naviguer dans les écrans, à reconnaître les enregistrements de base et à suivre un processus. Approfondissez ensuite un domaine adapté à vos centres d’intérêt et à votre expérience. En PM, commencez par les liens entre équipements, affectations organisationnelles, postes de travail, avis et ordres de maintenance. Vous n’avez pas besoin de maîtriser chaque module. Il importe de comprendre l’effet des processus voisins sur votre travail. Utiliser plusieurs modules au quotidien ne suppose pas de savoir tous les paramétrer. En assistance, on se concentre souvent sur les problèmes existants. En projet, on peut mettre en œuvre un nouveau système ou déployer des modifications.
• 1. Découvrir les écrans de base et les codes de transaction
• 2. Suivre un processus métier de bout en bout
• 3. Pratiquer l’utilisation et le paramétrage du module concerné
À vous de jouer
1. Un client souhaite dix unités et il en reste six en stock. Quelles équipes pourraient intervenir et pourquoi ?
2. Expliquez en une phrase la différence entre SAP et un ERP.
3. Quelle est la différence de rôle entre la personne qui saisit les commandes chaque jour et celle qui paramètre le processus de commande ?
Corrigé
1. Les ventes précisent la demande et la date. L’entrepôt confirme le stock disponible. Pour les unités manquantes, on envisage un achat ou une mise en production. Les finances interviennent à mesure que la livraison et la facturation avancent. Le déroulement dépend du paramétrage de l’entreprise.
2. L’ERP désigne une catégorie de logiciels et une approche des processus métier. SAP est une entreprise qui développe des produits dans ce domaine.
3. La première personne est un utilisateur métier. La seconde est généralement un consultant ou un spécialiste SAP habilité au sein de l’entreprise.
Petit glossaire
ERP : planification des ressources de l’entreprise
Module : groupe de fonctions destinées à un domaine métier
Transaction : fonction ou opération exécutée dans le système
Paramétrage : adaptation du système aux besoins métier
Utilisateur clé : utilisateur expérimenté qui représente un processus métier
Sources et prochaine étape
Formateur : Enes Alku, SAP PM / PP. Les captures d’écran proviennent de la leçon ERPHub correspondante. Les écrans peuvent varier selon la version de SAP, les habilitations et le paramétrage de l’entreprise.