01 · Was ist SAP?
Das lernen Sie in dieser Lektion
Erfahren Sie, wie Informationen innerhalb eines Unternehmens zusammenhängen, wie sich SAP und ERP unterscheiden und welche Aufgaben Menschen übernehmen, die mit SAP arbeiten.
1. Den Unterschied zwischen SAP und ERP erklären.
2. Einen Auftrag über mehrere Teams hinweg verfolgen.
3. Module und die Rollen der Beteiligten unterscheiden.
Sind SAP und ERP dasselbe?
ERP steht für Enterprise Resource Planning, also für die Planung von Unternehmensressourcen. ERP-Software verbindet Vertrieb, Einkauf, Bestandsführung, Produktion und Finanzwesen. SAP ist ein Softwareunternehmen, das Produkte für diesen Bereich entwickelt. Wer sagt „Wir arbeiten mit SAP“, meint meistens eine Geschäftsanwendung oder ein ERP-Produkt von SAP. ERP bezeichnet eine Kategorie, SAP ist einer der Anbieter. Es gibt auch ERP-Software anderer Unternehmen und SAP bietet über ERP hinaus weitere Produkte an.
• ERP steht für den übergreifenden Ansatz.
• SAP ist ein Softwareanbieter.
• SAP ERP und SAP S/4HANA sind Produktfamilien.
Warum braucht ein Unternehmen ein gemeinsames System?
Erfasst der Vertrieb Aufträge in einer Datei, das Lager Bestände in einer anderen und die Finanzabteilung Rechnungen an einem dritten Ort, können dieselben Angaben auseinanderlaufen. Der Vertrieb sieht dann möglicherweise einen anderen Bestand, als das Lager tatsächlich hat. Mit einem ERP-System arbeiten die Teams mit gemeinsamen Definitionen und verknüpften Vorgangsbelegen. Die Software allein garantiert keine Datenqualität. Produkt, Menge und Datum müssen stimmen und die Zuständigkeiten müssen klar sein. Der Vorteil der Integration ist, dass andere Teams die Vorgänge eines Teams nachvollziehen können. Dafür muss nicht jeder alle Belege ändern dürfen. Rollen und Berechtigungen können sich unterscheiden.
Vertrieb → Bestand → Finanzwesen
• Gemeinsame Definitionen für Produkte und Kunden
• Nachvollziehbare Verknüpfungen zwischen Vorgängen
• Zugriff und Zuständigkeit nach Berechtigung
Beispiel: ein Auftrag über Kaffeemaschinen
Ein Kunde möchte zehn Kaffeemaschinen. Der Vertrieb erfasst Kunde, Produkt, Menge und Bedarfstermin im Auftrag. Dann wird geprüft, ob der Auftrag erfüllt werden kann. Reicht der Bestand aus, kann der Versand vorbereitet werden. Reicht er nicht aus, kommen Einkauf oder Produktion ins Spiel. Liefer- und Fakturabelege sind mit dem Vertriebsvorgang verknüpft. Den Zahlungseingang verfolgt das Finanzwesen. Der Ablauf dient als Beispiel. Unternehmen nutzen die einzelnen Schritte unterschiedlich und nicht jeder Kundenauftrag löst automatisch eine Bestellung aus. Verfolgen Sie vor allem, wie der Bedarf von einem Team zum nächsten gelangt.
• Ausgangspunkt: Kunde, Produkt, Menge und Termin
• Entscheidung: aus dem Bestand liefern oder beschaffen?
• Ergebnis: Lieferung, Rechnung und Zahlung verfolgen
Wie arbeiten die Module zusammen?
Module sind auf Geschäftsbereiche ausgerichtet. SD umfasst Vertrieb und Versand, MM Materialien und Einkauf, PP die Produktionsplanung und PM die Instandhaltung. FI steht für Finanzbuchhaltung, CO für internes Rechnungswesen und Kostenverfolgung, QM für Qualitätsmanagement. Diese Bereiche greifen ineinander. Ein Ersatzteil für eine Reparatur kann MM betreffen, die Arbeitskosten können in CO anfallen und ein Produktionsstillstand kann sich auf PP auswirken. Die eingesetzten Anwendungen und Modulbezeichnungen können je nach Produktversion variieren. Die Zusammenhänge zwischen den Prozessen bleiben wichtig.
• SD / MM: Vertrieb, Materialien und Einkauf
• PP / PM / QM: Produktion, Instandhaltung und Qualität
• FI / CO: Buchhaltung und Kosten
Anwender, Key-User und Berater
Anwender erledigen das Tagesgeschäft. Sie legen Aufträge an, buchen Warenbewegungen oder verfolgen Instandhaltungsarbeiten. Key-User kennen ihren Fachbereich gut und wirken bei Tests, Schulungen und der Prüfung von Geschäftsprozessen mit. Berater analysieren den Bedarf, entwerfen eine passende Lösung und passen das System im Rahmen ihrer Berechtigungen an. Technische Teams können Entwicklung und Integration übernehmen. Wer berät, muss neben der Bedienung der Oberfläche auch verstehen, warum Anwender ihre Arbeit in einer bestimmten Reihenfolge erledigen. Wie weit die einzelnen Rollen reichen, hängt vom Unternehmen ab.
• Anwender führen Vorgänge aus.
• Key-User vertreten den Geschäftsprozess.
• Berater entwickeln und konfigurieren eine Lösung für den Bedarf.
Womit sollten Sie beim Lernen beginnen?
Lernen Sie zuerst die Bildschirmnavigation, grundlegende Datensätze und einen vollständigen Ablauf kennen. Vertiefen Sie anschließend einen Bereich, der zu Ihren Interessen und Ihrer Berufserfahrung passt. Für PM eignen sich die Verbindungen zwischen Equipment, organisatorischen Zuordnungen, Arbeitsplatz, Meldung und Instandhaltungsauftrag. Sie müssen nicht jedes Modul beherrschen. Entscheidend ist, wie benachbarte Prozesse Ihre Arbeit beeinflussen. Wer täglich mehrere Module nutzt, kann diese nicht zwangsläufig auch alle konfigurieren. Im Support steht häufig die Lösung bestehender Probleme im Vordergrund, in Projekten dagegen die Einführung neuer Systeme oder die Umsetzung von Änderungen.
• 1. Grundlegende Masken und Transaktionscodes kennenlernen
• 2. Einen Geschäftsprozess von Anfang bis Ende verfolgen
• 3. Anwendung und Customizing im betreffenden Modul üben
Probieren Sie es selbst
1. Ein Kunde benötigt zehn Stück, sechs sind auf Lager. Welche Teams könnten aus welchem Grund beteiligt sein?
2. Erklären Sie den Unterschied zwischen SAP und ERP in einem Satz.
3. Worin unterscheidet sich die Rolle der Person, die täglich Aufträge erfasst, von derjenigen, die den Auftragsprozess konfiguriert?
Lösungsvorschläge
1. Der Vertrieb klärt Bedarf und Termin, das Lager prüft den verfügbaren Bestand. Für die fehlende Menge kommen Einkauf oder Produktion infrage. Mit Lieferung und Rechnungsstellung wird das Finanzwesen einbezogen. Der genaue Ablauf hängt von der Einrichtung des Unternehmens ab.
2. ERP bezeichnet eine Softwarekategorie und einen Ansatz zur Gestaltung von Geschäftsprozessen. SAP ist ein Unternehmen mit Produkten für diesen Bereich.
3. Die erste Person ist ein Anwender. Die zweite ist in der Regel ein Berater oder eine entsprechend berechtigte SAP-Fachkraft im Unternehmen.
Kleines Glossar
ERP: Planung von Unternehmensressourcen
Modul: Gruppe von Funktionen für einen bestimmten Geschäftsbereich
Transaktion: im System ausgeführte Funktion oder Tätigkeit
Customizing: Anpassung des Systems an betriebliche Anforderungen
Key-User: erfahrene Person, die einen Geschäftsprozess vertritt
Quellen und nächster Schritt
Dozent: Enes Alku, SAP PM / PP. Die Bildschirmfotos stammen aus der zugehörigen ERPHub-Lektion. Je nach SAP-Version, Berechtigungen und unternehmensspezifischem Customizing können die Masken abweichen.