01 · ¿Qué es SAP?
Qué aprenderás
Descubre cómo se conecta la información dentro de una empresa, en qué se diferencia SAP de un ERP y qué funciones desempeñan las personas que trabajan con SAP.
1. Explicar la diferencia entre SAP y ERP.
2. Seguir un pedido a su paso por distintos equipos.
3. Distinguir los módulos y las funciones de quienes intervienen.
¿SAP y ERP son lo mismo?
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, o planificación de recursos empresariales. Este enfoque de software conecta las ventas, las compras, el inventario, la producción y las finanzas. SAP es una empresa de software que desarrolla productos en este campo. Cuando alguien dice «usamos SAP», suele referirse a una aplicación empresarial o a un producto ERP de SAP. ERP designa una categoría y SAP es uno de sus proveedores. Otras empresas también desarrollan software ERP, y SAP ofrece productos que van más allá de los ERP.
• ERP describe el enfoque general.
• SAP es un proveedor de software.
• SAP ERP y SAP S/4HANA son familias de productos.
¿Por qué necesita una empresa un sistema común?
Si ventas guarda los pedidos en un archivo, el almacén lleva el inventario en otro y finanzas conserva las facturas aparte, cada equipo puede actualizar la misma información de forma distinta. El inventario que ve ventas puede no coincidir con las unidades que hay en el almacén. Un ERP permite trabajar con definiciones comunes y vincular los registros de las operaciones. El software por sí solo no garantiza la calidad de los datos. Hay que introducir el producto, la cantidad y la fecha correctos, y definir las responsabilidades. La integración permite a otros equipos seguir lo que ha hecho uno de ellos. No hace falta que todo el mundo pueda modificar todos los registros. Las funciones y los permisos pueden variar.
Ventas → Inventario → Finanzas
• Definiciones comunes de productos y clientes
• Vínculos rastreables entre las operaciones
• Acceso y responsabilidades según los permisos
Ejemplo: un pedido de cafeteras
Un cliente quiere diez cafeteras. El equipo de ventas introduce en el pedido el cliente, el producto, la cantidad y la fecha de necesidad. A continuación comprueba si se puede atender el pedido. Si hay suficientes unidades, se puede preparar el envío. Si faltan, quizá sea necesario comprarlas o fabricarlas. Los documentos de entrega y facturación están vinculados con la venta, y finanzas hace el seguimiento del cobro. Es un ejemplo didáctico. Las empresas no siguen todos los pasos de la misma manera, y un pedido de cliente no siempre genera automáticamente un pedido de compra. Lo importante es ver cómo pasa la solicitud de un equipo a otro.
• Punto de partida: cliente, producto, cantidad y fecha
• Decisión: ¿entregar desde el almacén o conseguir más unidades?
• Resultado: seguimiento de la entrega, la factura y el cobro
¿Cómo trabajan juntos los módulos?
Los módulos se centran en áreas de negocio. SD se ocupa de ventas y distribución, MM de materiales y compras, PP de planificación de la producción y PM de mantenimiento. FI cubre la contabilidad financiera, CO la contabilidad de gestión y el seguimiento de costes, y QM la gestión de la calidad. Estos módulos están conectados. Un repuesto utilizado en mantenimiento puede implicar a MM, los costes de mano de obra a CO y una avería que detenga la producción a PP. Las aplicaciones utilizadas y los nombres de los módulos pueden variar según la versión del producto. Comprender cómo se relacionan los procesos resulta útil en cualquier versión.
• SD / MM: ventas, materiales y compras
• PP / PM / QM: producción, mantenimiento y calidad
• FI / CO: contabilidad y costes
Usuarios de negocio, usuarios clave y consultores
Los usuarios de negocio realizan las operaciones diarias. Crean pedidos, registran movimientos de existencias o hacen el seguimiento de los trabajos de mantenimiento. Los usuarios clave conocen bien su área y participan en las pruebas, la formación y la validación de procesos. Los consultores analizan la necesidad, diseñan una solución adecuada y configuran el sistema dentro de sus atribuciones. Los equipos técnicos pueden encargarse del desarrollo y la integración. Además de conocer las pantallas, quien presta consultoría debe entender por qué los usuarios trabajan en un orden determinado. El alcance de cada función puede variar de una empresa a otra.
• El usuario de negocio realiza la operación.
• El usuario clave representa el proceso de negocio.
• El consultor diseña y configura una solución para la necesidad planteada.
¿Por dónde empezar a aprender?
Empieza por aprender a moverte por las pantallas, reconocer los registros básicos y seguir un flujo de trabajo. Después profundiza en un área que encaje con tus intereses y experiencia. En PM, un buen punto de partida es la relación entre equipos, asignaciones organizativas, puestos de trabajo, avisos y órdenes de mantenimiento. No necesitas dominar todos los módulos. Conviene entender cómo afectan a tu trabajo los procesos relacionados. Usar varios módulos a diario no implica saber configurarlos todos. El soporte suele centrarse en resolver problemas existentes, mientras que los proyectos pueden consistir en implantar un sistema o introducir cambios.
• 1. Aprende las pantallas básicas y los códigos de transacción.
• 2. Sigue un proceso de negocio de principio a fin.
• 3. Practica el uso y la configuración del módulo correspondiente.
Ponte a prueba
1. Un cliente quiere diez unidades y hay seis en el almacén. ¿Qué equipos podrían intervenir y por qué?
2. Explica en una frase la diferencia entre SAP y ERP.
3. ¿En qué se diferencia la función de quien introduce pedidos a diario de la de quien configura el proceso de pedidos?
Respuestas
1. Ventas aclara la solicitud y la fecha. El almacén confirma las existencias. Para cubrir las unidades que faltan, se considera comprarlas o producirlas. Finanzas interviene a medida que avanzan la entrega y la facturación. El flujo depende de la configuración de la empresa.
2. ERP es una categoría de software y un enfoque de gestión de procesos. SAP es una empresa que ofrece productos en ese ámbito.
3. La primera persona es un usuario de negocio. La segunda suele ser un consultor o un especialista interno de SAP con la autorización correspondiente.
Glosario breve
ERP: planificación de recursos empresariales
Módulo: grupo de funciones centradas en un área de negocio
Transacción: función u operación que se ejecuta en el sistema
Configuración: adaptación del sistema a las necesidades del negocio
Usuario clave: usuario con experiencia que representa un proceso de negocio
Fuentes y siguiente paso
Instructor: Enes Alku, SAP PM / PP. Las capturas proceden de la lección correspondiente de ERPHub. Las pantallas pueden variar según la versión de SAP, los permisos y la configuración de cada empresa.